Betreff beim innerhalb von E-Mails

Vorher war es so, dass innerhalb von einem Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, etc. ein Betreff eingetragen wurde, der dann auch innerhalb der E-Mail verwendet wurde. Soweit so gut, es war großartig und hatte toll funktioniert – ein Betreff durchgehend innerhalb von ServDesk und den E-Mails. Seit dem letzten Update gibt eine »neue« Funktion und es können für den Betreff Platzhalter innerhalb einer Textvorlage verwendet werden; eine gute Idee!

Aber ich frage mich wer sich die neue Funktionalität der Betreffzeilen innerhalb von E-Mails ausgedacht und dessen aktuelle Umsetzung ausgedacht hat?

  1. Wieso gibt es Beispielsweise für die Betreffzeile einen Platzhalter [%VOLLANREDE%]? Ich habe noch nie gesehen, dass jemand innerhalb des Betreffs eine Vollanrede verwendet hat!

  2. Wieso gibt es keinen Platzhalter für den Betreff aus dem ursprünglichem Dokument?

  3. Wieso gibt es keine Fallback-Lösung? Diese muss ja nicht komplex sein, existiert keine Textvorlage, dann könnte doch zumindest die alte Betreff-Logik verwendet werden! Stattdessen wird man gezwungen einen Betreff einzutragen oder eine Textvorlage zu verwenden.

Toll für uns wäre eine Textvorlage gemäß diesem Schema:
[%Betreff_aus_dem_ursprünglichem_Dokument%] | [%DOKUMENTENNUMMER%]

Ich bin mir ziemlich sicher mit dieser Problematik nicht alleine zu sein und bin gespannt auf eine Rückmeldung!

PS: Ihr werbt mit einer großen Anzahl an Kunden, bitte sucht euch einen ausgewählten Kreis aus verschiedenen Branchen aus und fangt an mit diesen Kunden UX-Tests oder ähnliches vor der Veröffentlichung von neuen Features durchzuführen! Dieses Feedback ist sehr wertvoll und wird euch nachhaltig beim Support und hier im Forum viel Zeit sparen – insofern darauf aktiv eingegangen wird.

@Eduard_von_sevDesk, @David_von_sevDesk , @Buesra_von_sevDesk , @Thilo_von_sevDesk, @Kerstin_von_sevDesk, @Jochen_von_sevDesk

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Hallo Timo,

vielen Dank für dein ausführliches Feedback!

Wir haben mit dem Rollout von gestern eben den alten Defaultwert „[%DOKUMENTENNUMMER%]“ eingetragen.
So hat man nun, wenn man nichts ändert genau das selbe Verhalten wie vor dem update der Textvorlagen oder jetzt zusätzlich die Möglichkeit sich einen eigenen Betrefftext zu konfigurieren.

Viele Grüße,
Eduard

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@Eduard_von_sevDesk das verstehe ich nicht.

  1. Betreff innerhalb eines Angebots, Rechnung, etc. ist ein Pflichtfeld und

  2. die Dokumentennummer ist doch etwas ganz anderes als der Betreff

Wie kann denn nach der neuen Rollout-Logik folgendes abgebildet werden:
[%Betreff_aus_dem_ursprünglichem_Dokument%] | [%DOKUMENTENNUMMER%]

Soll werden:
Entwicklung von XYZ | RE-20-1035

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Hallo,

@Timo genau das ist mir auch schon aufgefallen.
Wenn ich eine Rechnung, Auftrag, etc. anlege MUSS ich einen Betreff für das Dokument eingeben. Der Betreff ist meistens am aussagekräftigsten für mich, um den Überblick über verschiedene Rechnungen, etc. zu behalten und für den Kunden, dass er schon im Betreff weiß, für was er überhaupt die Rechnung bekommt.

Wenn ich die Rechnung ausdrucke bzw. per Post zum Kunden sende ist doch auch die erste Zeile, die der Kunde liest, der Betreff des Dokumentes den ich gepflegt habe.

Kurzum: +1 für den Vorschlag von Timo, den ursprünglichen Betreff des Dokumentes als Platzhalter im E-Mail Betreff verwenden zu können.

Danke!

Und nur mal so am Rande: Solche gravierenden Änderungen sollten proaktiv mit euren Kunden kommuniziert werden!

Wir bauen uns mit SevDesk Insellösungen zusammen um irgendwie klar zu kommen und dann ist das »einfache« Ändern der Logik hinter einem Platzhalter schon eine sehr große Sache! Zumal es keine richtige Vorschau gibt!

Wie stellt Ihr euch sowas eigentlich in der Praxis vor? Soll der Benutzer jedes Mal wenn er etwas über SevDesk als E-Mail versendet vorab testen ob im Hintergrund die Logik für einen Platzhalter geändert wurde. Unglaublich.

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Wie kann denn nach der neuen Rollout-Logik folgendes abgebildet werden:
[%Betreff_aus_dem_ursprünglichem_Dokument%] | [%DOKUMENTENNUMMER%]

Soll werden:
Entwicklung von XYZ | RE-20-1035

@Eduard_von_sevDesk konntest du schon Details in Erfahrung bringen?

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Leider gingen bei mir heute um 3:00 Uhr ca. 150 Rechnungen mit dem Betreff Rechnung Nr RE-##### raus, obwohl bei der wiederkehrenden Rechnung ein wunderschöner Betreff eingetragen wurde. Generiere ich eine Rechnung manuell aus den wiederkehrenden Rechnungen wird der Betreff übernommen. Schade, ein E-Mail-Support-Ticket gibt es seit Anfang Februar. Leider habt ihr es bis heute nicht geschafft mir eine Antwort zu geben, mit welcher Logik die Wiederkehrenden Rechnungen mit automatischen E-Mailversand die Betreffzeile generieren. Da ich über das Telefon keinen erreiche wäre ich sehr sehr dankbar hier (oder auch gerne per E-Mail) eine Antwort zu erhalten.

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Moin moin,

um es noch mal auf den Punkt zu bekommen, wir alle benötigen einfach nur die Variable/Platzhalter für den Betreff aus der Rechnung. Würde uns dieser zu Verfügung stehen, könnten wir uns alle eine Lösung bauen und die Funktion mit der [%DOKUMENTENNUMMER%] kann sogar bestehen bleiben. Über eine Rückmeldung würde ich mich freuen.
Grüße Eric

Moin Timo,
du könntest den Platzhalter [%REFNUMMER%] verwenden. Es muss das gleiche in dem Feld „Referenz / Bestellnummer“ drin stehen wie in dem Feld „Betreff“. Viele Platzhalter, welche du in dem Kopf-Text verwenden kannst, kannst du auch in dem Betreff einer E-Mail verwenden und die Platzhalter werden korrekt aufgelöst.
Gruß Eric

Eine ordentliche Dokumentation über die Platzhalter wäre irgendwie hilfreich :wink:

Das Feld Referenz / Bestellnummer hilft aber leider nur bedingt, da dieses Feld beispielsweise nicht in der Listenansicht von SevDesk angezeigt wird. Es müssten dann immer zwei Felder manuell gepflegt werden…

Hallo zusammen,

mit dem nächsten Update ca. 16.-18.03.2021 werden wir den Betreff aus dem Dokument wieder als default Betreff in der E-mail hinterlegen.
Die anderen Platzhalter bleiben weiter bestehen falls jemand diese lieber benutzen möchte.

Viele Grüße,
Eduard

Moin Eduard,
das ist erfreulich zu hören. Sinnvoll in diesem Zusammenhang wäre auch den Betreff als neuen Platzhalter zu Verfügung zu stellen. Dann kann zum E-Mailbetreff evtl. noch andere Platzhalter mit dem Betreff verwendet werden oder dieser auch in den Texten seinen Platz finden.
Gruß Eric Fittje

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Ich weiß nicht, ob ihr eure eigenen „Erweiterungen“ testet, aber ich musste wieder mit erschrecken feststellen, das diverse E-Mails mit falschem Betreff (= Rechnung Nr. ####) herausgegangen sind. Noch erschreckender ist es aber, dass teilweise Rechnung mit dem hinterlegten Rechnungsbetreff als E-Mail-Betreff herausgegangen sind. Also bei einem minimalen Anteil klappt es anscheinend.

Beim Mahnungsdurchlauf im März ist leider auch aufgefallen, dass hunderte Rechnungen im Februar gar nicht versendet wurden und somit die Rechnungen angemahnt wurden und daraufhin unsere Kunden die angemahnte Rechnung neu angefordert haben. Peinlich! Wir verlieren immer mehr das Vertrauen zu eurem Programm.

Die Antwortzeiten vom Support erstrecken sich leider über einen Monat, sodass die Problematik meist nicht bis zum nächsten Rechnungslauf abgeschaltet werden kann. Ich weiß bis heute nicht wie die Routine der automatischen Rechnungserstellung mit E-Mail-Versand bei wiederkehrenden Rechnungen abläuft, sodass ich den E-Mail-Betreff richtig einstellen kann. Ich wäre sehr dankbar, wenn mir diese jemand erklären würde, damit ich die Textvorlagen richtig auf den Workflow anpassen kann.

Über eine Rückmeldung wäre ich sehr dankbar. Langsam wird es für mich, meinen Kunden gegenüber sehr peinlich. Die Umstellung im Januar 2021 war bisher ein großer Reinfall. Leider sind dieses nicht das einzige Problem, für mich aber das Banalste mit einer Riesenaußenwirkung.