Beispiel-Textvorlagen und Tipps für Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen

Hallo,

hier möchte ich meine Texte / Textbausteine mit euch teilen. Ich werde den Thread von Zeit zu Zeit ergänzen.

Ihr könnt diese frei benutzen und ich habe mir im Vorfeld folgende Gedanken gemacht:

  • Verständlich Ich möchte, dass Kunden verstehen, was sie wozu von mir erhalten.
  • Kurz Ich möchte, dass so viel Text wie nötig und so wenig wie möglich mitgesendet wird.
  • Nützlich Ich möchte, dass meine Kunden das Dokument einfach über die Suche wiederfinden und einfach benutzen können, z.B. direkt den Betrag und die IBAN aus der Mail - nicht nur aus dem PDF- kopieren können.
  • Einfache Verwaltung in sevDesk Ich möchte, dass ich beim Erstellen einer Rechnung den Überblick behalte und weiß, wann ich welchen Textbaustein auswähle oder wo ich ihn korrigiere.

Für Letzteres sorge ich erstmal dafür, dass ich alle Textbausteine nach Namen sortieren kann und diese dann sinnvoll gruppiert sind, z.B. nach Angebot, Mahnung / Zahlungserinnerung, Rechnung unda dabei jeweils, ob sie für die Mails gelten (Betreff/Text) oder für ein Dokument (Kopftext/Fußtext)

Bei den eigentlichen Texten muss man die Funktionen / Voraussetzungen, aber auch Limitierungen von sevDesk kennen:

  • So lassen sich nur Platzhalter im Mail-Betreff verwenden und nicht alle, die es beim Mail-Text gibt. Und bei Mails generell nicht alle Platzhalter verfügbar sind, die am Dokument verfügbar sind. Ein Beispiel: Den Lieferzeitraum kann ich nur im Dokument verwenden, nicht in Mails. Entsprechend müssen die Texte anders lauten.
  • Während bei Dokumenten keine Signatur angedruckt wird, und deswegen die Kontaktperson genannt werden sollte, wird dies im E-Mail-Text weggelassen, da hier zusätzlich die Signatur zum Einsatz kommt.
  • Kunden sollten als Kunde angelegt worden sein, mit einem vollständig ausgefüllten Kontakt als Person, z.B. Frau Maxime Musterfrau, damit „Sehr geehrte Frau Musterfrau“ angedruckt wird.
  • Für Leistungszeiträume und Lieferzeitpunkte muss man beim Erstellen der Rechnung aufpassen, welchen Textbaustein man verwendet.
  • Links sollten als Links gekennzeichnet werden, egal, ob Website oder Mail oder Telefonnummer. Platzhalter werden auch in Links ersetzt.

Auf was ich nicht achten konnte, sind Angaben zu Zahlungsbedingungen und anderen Funktionen, bspw. Skonto. Das verwende ich nicht.

Auch für rechtliche Anforderungen, die eurerseits erfüllt werden müssen, bin ich nicht verantwortlich. Es gibt keine Gewährleistung auf Korrektheit / Vollständigkeit, sie dienen lediglich als Beispiele.

Angebot | Dokument | Verwenden für Angebote | Kopftext

[%VOLLEANREDE%],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Hiermit unterbreite ich Ihnen folgendes Angebot:

Angebot | Dokument | Verwenden für Angebote | Fußtext

Wenn Sie mit dem Angebot einverstanden sind, erteilen Sie mir den Auftrag schriftlich / per E-Mail – formlos genügt.

Um die Zusammenarbeit so optimal wie möglich zu gestalten [...]

Bei Rückfragen erreichen Sie mich am besten per Mail an mail@example.org, oder nutzen Sie den Rückrufservice: https://example.org/termin/

Ich freue mich auf die Zusammenarbeit und verbleibe mit freundlichen Grüßen

[%KONTAKTPERSON%]

Angebot :email: | E-Mail | Verwenden für: Angebote | Betreff

alex+ Informationsdesign | Angebot [%DOKUMENTENNUMMER%] vom [%DOKUMENTENDATUM%]

Angebot :email: | E-Mail | Verwenden für: Angebote | Nachricht

[%VOLLEANREDE%], 

vielen Dank für Ihre Anfrage. Hiermit unterbreite ich Ihnen folgendes Angebot: (siehe Anhang)

Wenn Sie mit dem Angebot einverstanden sind, erteilen Sie mir den Auftrag schriftlich / als Antwort auf diese E-Mail – formlos genügt.

Um die Zusammenarbeit so optimal wie möglich zu gestalten [...]

Bei Rückfragen erreichen Sie mich am besten per Mail an mail@example.org, oder nutzen Sie den Rückrufservice: https://example.org/termin/

Ich freue mich auf die Zusammenarbeit und verbleibe mit freundlichen Grüßen

Rechnung [Leistungszeitraum] | Dokument | Verwenden für Rechnungen | Kopftext

[%VOLLEANREDE%], 

für die in [%LEISTUNGSZEITRAUM%] erbrachten Leistungen berechne ich Ihnen wie vereinbart:

Rechnung [Lieferdatum] | Dokument | Verwenden für Rechnungen | Kopftext

[%VOLLEANREDE%], 

für die zum [%LIEFERDATUM%] erbrachten Leistungen berechne ich Ihnen wie vereinbart:

Rechnung | Dokument | Verwenden für Rechnungen | Fußtext

Kontoinhaber: Alexander Walther 
IBAN: DEXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
BIC: XXXXXXXXXXX
Betrag: [%BETRAG%]
Verwendungszweck: [%DOKUMENTENNUMMER%]

Bei Rückfragen erreichen Sie mich am besten per Mail an mail@example.org, oder nutzen Sie den Rückrufservice: https://example.org/termine

Vielen Dank für die erfolgreiche Zusammenarbeit und mit freundlichen Grüßen

[%KONTAKTPERSON%]

Rechnung ✉ | E-Mail | Verwenden für Rechnungen | Betreff

alex+ Informationsdesign | Rechnung [%DOKUMENTENNUMMER%] vom [%DOKUMENTENDATUM%]

Rechnung ✉ | E-Mail | Verwenden für Rechnungen | Nachricht

[%VOLLEANREDE%], 

für den erbrachten Leistungen berechne ich Ihnen wie vereinbart: (Siehe Anhang)

Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag mit dem genannten Verwendungszweck auf das folgende Konto:

Kontoinhaber: Alexander Walther 
IBAN: DEXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
BIC: XXXXXXXXXXX
Betrag: [%BETRAG%]
Verwendungszweck: [%DOKUMENTENNUMMER%]

Bei Rückfragen erreichen Sie mich am besten per Mail an mail@example.org, oder nutzen Sie den Rückrufservice: https://example.org/termine

Vielen Dank für die erfolgreiche Zusammenarbeit und mit freundlichen Grüßen
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Super Sache!

Kann sein, dass dieser Platzhalter nur für Dokumente gilt und nicht für Mails?

Vielen Dank!

VG

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