Bare/Unbare Privateinlagen mit Beleg (hoffentlich) richtig verbuchen!

Hallo sevDesk-Forum!

Vorwort

Ich bin weder Steuerberater noch habe ich größere Erfahrungen mit Buchhaltung – genaugenommen bin ich erst vor 14 Tagen zum ersten Mal mit diesem Thema in Berührung gekommen :wink: Alles, was im Folgenden kommt ist daher

  1. Mit Vorsicht zu genießen
  2. Als Diskussionsstand zu betrachten

Ich hoffe, dass ich richtig liege – lasse mich aber gerne korrigieren, um dazuzulernen!

Einleitung

Die Standardvorgänge in sevDesk (Angebote und Rechnungen schreiben, Zahlungen verbuchen) hatte ich sehr schnell verstanden – diese sind meiner Meinung extrem intuitiv und für den Laien nachvollziehbar umgesetzt.

Ich habe jedoch den Anspruch an mich selbst, die Buchhaltung so weit wie möglich fehlerfrei und ohne Steuerberater zu machen, da ich glaube, dass das für meinen einfachen Fall (Kleingewerbe mit Einnahmeüberschussrechnung) irgendwie möglich sein muss.

Es gab jedoch zwei Fragestellungen, bei denen es mich bis vor kurzem gedanklich „aufgestellt“ hat:

  • Wie verbuche ich Privateinlagen/Privatentnahmen gegenüber dem Geschäftskonto korrekt?
  • Wie verbuche ich Privateinlage/Privatentnahme gegenüber der Kasse korrekt?

Ausgangslage

Kasse

Für die Kasse (also bare Privateinlagen/Privatentnahmen) habe ich leider seitens sevDesk noch überhaupt kein vorgeschlagenes Vorgehen gefunden, wie ich privates Geld korrekt einbuchen kann.

Zahlungskonten

Für Zahlungskonten (also unbare Privateinlagen/Privatentnahmen) wird von sevDesk vorgeschlagen, dass man eine Zahlung einfach als privat kennzeichnen soll, damit sie korrekt als Privateinlage/Privatentnahme verbucht wird.

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Das hat einerseits den Nachteil, dass man so keinen Eigenbeleg verknüpfen kann und andererseits bin ich der Meinung, dass diese Funktion falsch in sevDesk implementiert ist.

Begründung: Zum Testen habe ich ein manuelles Konto angelegt und per (manuell erzeugter) CSV-Datei zwei Buchungen eingespielt – einen Zugang und einen Abgang.

"Buchungstag";"Betrag";"Verwendungszweck";"Name";
"14.02.2022";"1000,00";"Privateinlage";"von meinem Privatkonto";
"14.02.2022";"-1000,00";"Privatentnahme";"an mein Privatkonto";

Beide Buchungen habe ich danach mit „Als privat markieren“ gekennzeichnet.

Per Exporte…

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… werfe ich dann einen Blick auf die entsprechenden Buchungsdaten…

… und stelle fest, dass beide Male das Konto 2100 (= Privatentnahmen in SKR04) bebucht wurden – einmal im Haben (H) und einmal im Soll (S). Bei dem Geldeingang hätte jedoch 2180 (= Privateinlage in SKR04) im Haben bebucht werden müssen! Nur bei dem Geldausgang hätte 2100 (= Privatentnahme im SKR04) im Soll gebucht werden müssen.

Der langen Rede kurzer Sinn: ich war unzufrieden, habe gelesen, den Support kontaktiert, ausprobiert, … und bin mittlerweile auf ein Vorgehen gekommen, das zwar nicht perfekt, aber buchhalterisch hoffentlich(!) trotzdem richtig ist!

Hintergrundwissen

Für einen „Geschäftsvorfall“ (Beleg + Verbuchung) werden in sevDesk immer zwei Buchungssätze angelegt

  • erster Buchungssatz (der Beleg)
    • Lieferant/Kunde
    • Kategorie
  • zweiter Buchungssatz (die Verbuchung):
    • Lieferant/Kunde
    • Zahlungskonto

Wenn ich von „Kategorie“ schreibe, dann meine ich übrigens das Feld Kategorie in der Belegmaske:

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Hier etwas konkreter am Beispiel eines Maschinenkaufs:

  • Bei der Belegerstellung wird die Bebuchung von Kunde/Lieferant und Kategorie festgelegt.
  • Bei der Verbuchung wir die Bebuchung von Lieferant und Geschäftskonto festgelegt.

WICHTIG für später:

  • Im Standardfall werden immer drei Buchungskonten bebucht.
  • Dazu werden zwei Buchungssätze erzeugt, im Beispiel…
    • Maschine ← → Lieferant
    • Lieferant ← → Geschäftskonto

Das hinter Lieferant/Kunde liegende Konto wird dabei immer zweimal bebucht! Einmal im Soll, einmal im Haben – und am Ende „kürzt“ sich der Lieferant/Kunde aus der Gleichung heraus und übrig bleibt der Geldfluss vom Konto der Kategorie zum Verrechnungskonto. Im Beispiel hat sich das Geschäftskonto um 200 EUR verringert und der Maschinenbestand hat sich um 200 EUR erhöht.

Bare/Unbare Privateinlagen mit Beleg (hoffentlich) richtig verbuchen!

Wie im vorausgehenden Abschnitt erklärt, werden im Standardfall immer drei Buchungskonten verwendet. Eine Privateinlage/Privatentnahme betrifft jedoch nur zwei Buchungskonten:

  • Privatentnahme an Geschäftskonto (bzw. Kasse)
  • Geschäftskonto (bzw. Kasse) an Privateinlage

Es geht also darum, ein Vorgehen in sevDesk zu verwenden, bei dem zum Schluss die obenstehenden Buchungen „übrig“ bleiben und sich der Rest zu 0 auflöst. Das lässt sich mit einer Dummybuchung auf Privateinlage/Privatentnahme erzielen:

Und genau das ist auch des Rätsels Lösung zur (fast) korrekten Verbuchung von Privateinlagen und Privatentnahmen:

  • Man legt sich einen Kontakt „Privateinlage“ an
    • Kategorie: Kunde
    • Kreditoren/Debitoren-Nr. = Konto für Privateinlagen (2180 in SKR04)
  • Man legt sich außerdem einen Kontakt „Privatentnahme“ an
    • Kategorie: Lieferant
    • Kreditoren/Debitoren-Nr. = Konto für Privatentnahmen (2100 in SKR04)

Ab sofort kann man diese Kontakte als Lieferant/Kunde in der Belegmaske verwenden – im Hintergrund werden dabei die Konten für Privateinlage/Privatentnahme angesprochen. Als Kategorie wählt man die gleiche Kategorie – die dabei auftretende Meldung kann ignoriert werden! Verbuchen kann man diesen Beleg dann entweder gegenüber dem Verrechnungskonto (inkl. passender Buchung) oder der Kasse.

Im System erhält man damit:

  • einen Eigenbeleg, der den Vorgang sauber dokumentiert
  • richtig bebuchte Konten Privateinlage/Privatentnahme
  • die Möglichkeit, sowohl bare als auch unbare Privateinlagen (Verrechnungskonto/Kasse) zu buchen
  • Eine Dummybuchung – die der Steuerberater bestimmt entfernen kann oder auch einfach stehen lassen könnte…

ANWENDUNGSBEISPIEL




Die abschließende Kontrolle in sevDesk und im DATEV-Export zeigt, dass auf diesem Weg alles korrekt hinterlegt wurde - mit dem kleinen Nachteil der Dummybuchung.

Schlusswort

Wer gedanklich alles mitverfolgt hat und noch noch motiviert ist, darf mir gerne antworten und Fehler korrigieren, Wissen ergänzen, … - oder mich auf Grund meiner Denkweise auslachen :wink:

Schöne Grüße
Markus

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Falsche Erklärung, funktioniert aber trotzdem :wink:

Es „kürzt“ sich nicht der Kunde/Lieferant heraus, sondern die komplette Buchung des Beleges, wenn man Kunde/Lieferant (Über den Kontakt „Privateinlage“) und Kategorie („Privateinlage“) gleich wählt.

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Wow, super Arbeit.

Frage: ist das eine Soll- oder Ist-Buchhaltung?
da ich sehe, dass Lieferanten/Kunden bebucht werden, vermute ich eine Soll-Versteuerung.

Das ist eine Buchhaltung mit Soll-Versteuerung :+1:

Ich bin Ist-Versteuerer, da ist die Steuer-Welt einfacher.

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Erst einmal super, dass Du Deine Lösung hier veröffentlichst, vielen Dank dafür.
Wobei ich nicht verstehe, warum bei einer Software, die uns allen die Buchhaltung erleichtern soll, solche Workarounds notwendig sein müssen, Privateinlagen/-entnahmen sind ja jetzt kein exotischer Sonderfall sondern die Regel einer jeden Neugründung.

Ich hätte dazu nur zwei Fragen:

  • Wird das Finanzamt bei einer Prüfung nicht misstrauisch, wenn wir solche „funktionalen“ Kunden/Lieferanten anlegen und bebuchen, die keine natürlichen/juristischen Personen sind?
  • Welchen Unterschied macht es, ob sich nun der Betrag innerhalb einer Buchung oder innerhalb des Lieferanten „wegkürzt“? In beiden Fällen wachsen Haben und Soll des Lieferanten und netto ergibt sich dasselbe, oder etwa nicht?

Hallo @HomerJ,

Meinem Verständnis nach ist das kein „funktionaler Kunde/Lieferant“, sondern nur ein Umweg, um ein Konto direkt bebuchen zu können. Das wird im Artikel Verpflegungsmehraufwand auch genau so von sevDesk vorgschlagen und daher hoffe ich, dass das Vorgehen vollkommen i.O. ist:

Im Resultat macht das meiner Meinung nach keinen Unterschied, nur die Herleitung ist halt einmal korrekt und einmal nicht.

Schöne Grüße
Markus

Hallo, Markus,
ich bin einfach total dankbar für diese Lösung, da ich ratlos war mit diesen Buchungen ( Ich schiebe Summen hin und her zwischen einem Tagesgeldkonto und Geschäftskonto um z.b. die Umsatzsteuer zurückzulegen oder sonstige Rücklagen)
schön Gruß
Christine

Hallo @MarkusS,

vielen, vielen Dank für deinen tollen Beitrag und auch deine Mühe hier den User einen Workaround zur Verfügung zu stellen.

Wir arbeiten hier intern auch bereits an einer Lösung um solche Fälle einfach smarter angehen zu können.
Ich habe deinen Workaround intern diversen Kolleg*innen gezeigt und können definitiv sagen das es eine tolle Lösung darstellt. Wie du aber in deinem Beitrag auch schon erwähnt hattest, muss der Steuerberater die Dummy Buchung wohl herausnehmen um eine etwaige Fehlermeldung später in DATEV zu verhindern.

Grundsätzlich sei am Rande aber nur erwähnt, dass du als Kleinunternehmer oder EÜR´ler nicht Buchführungspflichtig bist. Das die Privatmarkierung deiner Privateinlage bzw. der Privatentnahme zwei Buchungen auf 2100 erzeugt ist tatsächlich nicht optimal. Wie eingangs erwähnt arbeiten wir hier auch an einer anderen Lösung. Jedoch wirkt sich dieser Vorgang nicht auf deine EÜR in sevDesk aus.

Ich wünsche euch allen ein schönes Wochenende und nochmal vielen Dank für deinen tollen Beitrag.

Liebe Grüße aus Offenburg.

Disney