Automatisiertes zuordnen von Belegen >> Transaktion

Leider hat SevDesk immer wieder Probleme damit Transaktionen automatisch dem Beleg zuzuordnen.
Dies passiert, wenn der Verwendungszweck nicht zu 100% mit dem Beleg übereinstimmt.
Unter dem Button „Transaktionen zuordnen“ werden dann keine Belege gefunden
Die Suchfunktion Erkennt allerdings den Beleg, und stellt Ihn in den Vorschlägen an erster Stelle.

Beispiel (PayJoe Zahlungskonto) + Beispiel (PayPal Zahlungskonto)

Um das problem zu beheben, müsste man z.b eine Einstellungsbox haben in der man mit multiple choise auswählen kann wie die Transaktionen zugeordnet werden sollen.

Beispiel:
Wenn Name, Betrag übereinstimmen, dann zuordnen
Wenn Betrag, und Belegnummer stimmen, oder im Verwendungszweck vorkommen dann zuordnen.

Jetzt kann man es noch einigermaßen gut händisch regeln, aber wenn die Zahl der Belege zunimmmt ist der Mehraufwand doch signifikant.

LG und bleibt gesund:
Mathias

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Hi Mathias,

damals hat dies bei mir mal besser funktioniert.
Mittlerweile gibt es KEINE automatische Zuordnung mehr, was sehr ärgerlich ist, da die Übereinstimmungen einem direkt ins Auge springen.

Hier wurde es auch schon mal angesprochen:

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Die automatische Zuordnung hat in der Tat schon mal wesentlich besser funktioniert.
Aktuell muss ich mindestens jede zweite Transaktion manuell zuordnen, obwohl bei der Überweisung die Rechnungsnummer 1:1 angegeben wurde.

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Das stimmt in der Tat. Ich habe keine Ahnung, nach welcher Logik Zuordnungen vorgenommen werden. Wenn der Betrag eindeutig ist, dann funktioniert dies. Wenn - wie bei uns - viele Rechnungsbeträge gleich sind und der Kunde keine Rechnungsnummer angibt, dann funktioniert es nicht. Selbst wenn der Name übereinstimmt und im Buchungstext angegeben ist, versagt SevDesk vollkommen. Dann hilft nur eine manuelle aufwendige Zuordnung. Schade - das habe ich mir einfacher und benutzerfreundlicher vorgestellt.

Wie läuft das hier im Forum genau ab ? Am Telefon sagte man mir, dass man im direkten Kontakt mit den Entwicklern ist. Es wäre schön einen Lösungsansatz dafür zu finden.

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Da wäre ich für! Genau so eine Lösung wird benötigt!
Wir bekommen 1000 bis 3000 Bestellungen täglich rein via PayPal und müssen diese je einzelnd zuordnen und überlegen deshalb schon das System zu wechseln.

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Hey Benjamin,
falls du eine Alternative gefunden hast wäre es schön, wenn du mich daran teilhaben lassen würdest.

1000-3000 Bestellungen sind schon amtlich. Habt Ihr schon jemanden vollzeit eingestellt der die Transaktionen zuordnet ? :sweat_smile:

Ich warte hier im Forum bereits seit gut 2 Monaten auf Feedback da mir der Telefonsupport dazu geraten hat. Auch telefonisch wurde bereits vielfach angefragt das Problem zu lösen. Mal sind die Entwickler mit anderen Themengebieten beschäftigt. Dann ist die Problematik nicht bekannt. Dann sind sie im Urlaub. SevDesk schiebt die Problematiken auf Billbee und umgekehrt. de facto ist seit 8 Monatigen hinweisen noch nichts passiert.

x Die Automatische Transaktionszuordnung funktioniert nicht richtig

x Mahnungen und Zahlungserinnerungen können nur von in SevDesk selber geschriebenen Rechnungen erstellt werden.

x Die Rechnungen von Billbee werden als Beleg eingefügt. Somit läuft man Gefahr einen 2 Rechnungskreis zu erstellen.

x Dadurch, dass die Rechnungen als Beleg eingefügt werden ergibt sich noch ein weiteres Problem:
Ein Kunde Kauft etwas für 100€. Nach 2 Tagen möchte er seine Bestellung stonieren. Dadurch, dass Sevdesk die Rechungen als Beleg einfügt habe ich dann einen Umsatz von 100€ und eine Ausgabe von 100€. Fazit: Mir werden bei SevDesk 100€ als Umsatz angerechnet obwohl der Kauf nachträglich abgebrochen wurde.

SevDesk ist nicht schlecht, aber derzeit fühlt es sich oft nach early access an.

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Also eine direkte Lösung haben wir noch nicht gefunden, betrifft uns als eCommerce Agentur nicht direkt, aber unsere Kunden. Und bei 3k Bestellungen am tag, wie du schon sagtest, kann man eine Person einstellen, die sich dann durchklicken darf, gerade zu derzeitigen Pandemiezeit, nicht so geil für manche Firmen. Mir fallen halt auf schlag, diverse Buchhaltungsanbieter ein, wo man ein individuelles Matching machen kann, so dass es für jeden Kunden transparent ist. Bei sevDesk ist die Regelung leider derzeit wie eine Einbahnstraße. Viel Feedback haben wir leider auch nicht vom Spoort via eMail erhalten.

Was sonst noch ggf. interessant bzw. Möglich wäre, dass man so etwas über die API ansteuern könnte, dann würden wir so ein Matching Script einfach selbst schreiben und fertig, aber da warten wir noch auf Rückinfo, na ja schon seit 3 Tagen :smiley: aber ab einen bestimmten Punkt muss man halt schauen, dann würden die Kunden halt alternative Systeme nutzen wollen, da Kosten-Nutzen so ja nicht gegeben ist.

Falls jemand so dumm ist wie ich, hier kurz ein Hinweis.

Beim Zahlungskonto ist hinterlegt, das er Transaktionen automatisch zuordnen soll.

Bei mir hat er es ganz am Anfang beim Einstieg zu SevDesk gemacht, dann aber lange Zeit NIE mehr.

Jetzt im direkten Kontakt mit David, kam auf, das man nach dem Import, die automatische Zuordnung manuell anschupsen kann:

Es geht dann recht gut, wenn die Daten eindeutig sind.

War ich jetzt wirklich zu blöd gewesen?
Warum geht es nicht automatisch nach dem Import, da es ja so eingestellt ist?

Hey Sebastian,
die Funtion ist mir bekannt, aber sie funktioniert bei mir nicht. Ich habe es gerade noch einmal mit knapp 85 offenen Transaktionen ausprobiert. Das Ergebnis war wie ich es erwartet habe.
Wenn sich bis zum Winter nichts tut werde ich meine Sachen packen und zu DATEV unternehmen online gehen. Dadurch bezahle ich 1 Jahr umsonst SevDesk, aber der mehraufwand der durch Sevdesk entsteht holt mir die Kosten nach kurzer Zeit wieder raus.
Ich melde mich seit monaten mit der Problematik bei SevDesk. Das ist wie gegen Windmühlen zu kämpfen.

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Schließe mich Mathias an, bei uns geht es auch nicht, da das Matching eher auf NAME und SUMME bezogen werden müsste. Bis Ende des Jahres könnten wir aber nicht warten zwecks Anbieterwechsel, bei täglich ca. 3-4000 Bestellungen am Tag ^^

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Neben dem, das es bei mir nur beim manuellen aktivieren klappt (was ich nicht wusste das es manuell geht; siehe oben). Stehen die Zahlungen nach dem automatischen Zuordnen noch weiterhin auf „offen“. Ich muss erst die Seite neu laden, damit es auf „gebucht“ angezeigt wird.

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Hallo zusammen,

mein Name ist Jochen. Ich bin Product Owner bei sevDesk. In nächster Zeit möchtern wir gerne die Optimierung der automatischen Transaktionszuordnung angehen. Um hier den wertvollen Input unserer user einfließen zu lassen, möchte ich vorab gerne mit euch in den Austausch treten - an dieser Stelle erst einmal herzlichen Dank für alles, was ihr weiter oben bereits beigetragen habt! Bitte entschuldigt, dass wir das Thema erst jetzt angehen können. Ich bin jedoch überzeugt davon, dass wir auf Basis eures Inputs, ein tolles Feature bauen werden.

Um die wesentlichen Herausforderungen bei der automatischen Transaktionszuordnung noch einmal kurz zusammenzufassen:

  • Die automatische Transaktionszuordnung („Transaktionen zuordnen“), welche per dropdown unter „Transanktionen importieren“ erreichbar ist, findet zu wenige matches. Darüber hinaus ist sie sehr versteckt.
  • Die Logik, nach der in der Transaktions-Listenansicht passende Belege vorgeschlagen werden, unterscheidet sich von der Logik, mit welcher Belege im Modal „Transaktion mit Referenz verknüpfen“ vorgeschlagen werden.
  • Die Art und Weise, nach welcher sevDesk matches sucht, ist nicht nachvollziehbar. Diese muss sowohl für die automatische Zuordnung als auch für die Belege, die vorgeschlagen werden, nachvollziehbar sein.
  • Es sollte eine Einstellungsmöglichkeit geben, über welche jeder user ein, für sich individuelles matching kalibrieren kann, über welches sowohl Belege automatisch zugeordnet, als auch vorgeschlagen werden.

Trifft das im Kern die oben beschriebenen Herausforderungen? Gerne können wir noch Ergänzungen vornehmen und zu den einzelnen Bulletpoints weiter in die Tiefe gehen.

Ich freue mich auf eure Rückmeldung!

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Hallo zusammen,

das ist doch mal ein gute Sache, dass diese Themen jetzt angegangen werden sollen.

Aus meiner Sicht muss ServDesk aus den Buchungstexten (Überweisungstexten) zumindest auch nach dem Rechnungsempfänger und/oder der Kundennummer suchen. Eine reine Suche auf den Bruttobetrag reicht keinesfalls aus, da wir zum Beispiel viele Rechnungen im Monat haben, die den gleichen Rechnungsendbetrag haben. Faktisch ist es bei uns so, dass über 80 % der Zahlungen manuell den Rechnungen zugeordnet werden müssen, was unglaublich nervig ist.

Weiterhin sollte an einem weiteren, direkt mit der Zuordnung verknüpften Thema, gearbeitet werden.
Wenn ein Beleg manuell zugeordnet werden muss (über „suche Beleg oder Gutschrift“) dann muss m. E. bei einer Eingabe in das Feld „suche“ auch eine suche über den Rechnungsempfänger möglich sein, dies ist im Moment nur über den Umweg „Filter“ und dann im Feld „Lieferante/Kunde“ möglich. Das wäre dann fast auch noch zu ertragen. Allerdings bei der nächsten manuellen Zuordnung muss dann der gesamte Weg wieder neu beschritten werden. Hilfreich wäre, wenn man wählen könnte ob der Filter „offen“ bleiben soll. Siehe dazu auch meine beiden angefügten Bilder.

Viele Grüße Jens

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Guten Morgen @Jens_Krummheuer,

herzlichen Dank für dein ausführliches Feedback.
Es freut mich, dass du dir die Zeit nimmst und wir das Feature entsprechend entlang unseren Kundenbedürfnissen bauen können.

Deinen Input nehme ich gerne auf. Das matching möchten wir soweit optimieren, dass es nicht nur den Betrag, sondern auch den Verwendungszweck und Namen screent. Hierzu verfasse ich gleich noch einen post zu unserem aktuellen Stand, ergänzt um Rückfragen an die community.

Auch das mit dem Filter ist ein Top-Input. Hatten wir so sogar auf der Agenda und möchten wir angehen.
Wie gesagt verfasse ich gleich noch einen post. Freue mich auf dein Feedback darauf.

Wenn ich auch meinen Senf dazugeben darf? :slight_smile:

Ich habe diese Funktionalität schon vor langer Zeit in anderen BuHa Programmen kennengelernt.
Am meisten Vertrauen habe ich in eine Lösung, die mir vorab ein Fenster zeigt:
image
Farbig eingefärbt je nach Übereinstimmung, hintendran noch eine Checkbox, ob ich die Zuordnung übernehme.

Gruß
Jens

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Hallo @Jens_Krummheuer @Sebastian_Fischer @kartoffelkopf @Mathias_Teklote @Benjamin_Krause @Shelby @Jens_Schwepe,
Hallo sevCommunity,

ich möchte euch heute gerne einen ersten Zwischenstand präsentieren. Wichtig zu betonen ist hierbei, dass der Zwischenstand noch nicht live ist, sondern wir aktuell noch an einem ersten release arbeiten. Ich freue mich auf euer Feedback und den anschließenden Austausch dazu:

Nach einer Woche coden haben wir die Logik, nach der die automatische Zuordnung (Button „Transaktionen zuordnen“) geschieht, überarbeitet & diese mit der Logik, nach welcher dem user unter seinen Transaktionen, möglicherweise passende Belege vorgeschlagen werden, vereinheitlicht. Hier screent die Logik zukünftig Belege nun nach folgenden Kriterien (in absteigender Priorität):

  1. Verwendungszweck (z.B. nach der Belegnummer oder PayPal TransactionID)
  2. Betrag
  3. Name (z.B. nach Lieferantenname)

Hier haben wir noch auf dem Plan, die Transparenz über die Art und Weise zu erhöhen, indem wir unseren usern eine Einstellungsmöglichkeit, über welche sie, sowohl die Priorität der Kriterien als auch welche Kriterien überhaupt für ein matching gescreent werden sollen. Genau über diese Einstellungsmöglichkeiten ist auch ersichtlich, welche Logik für das matching wir default eingestellt haben. Außerdem möchten wir den Button „Transaktionen zuordnen“, welcher sich aktuell noch etwas unter einem dropdown bei „Transaktionen importieren“ versteckt, verschwinden lassen. Unser Ziel ist es, dass bei jedem Transaktionsimport, ohne weiteres Zutun unserer user, bereits eine automatische Zuordnung geschieht.

Ebenfalls in der ersten Woche, haben wir einen neuen Status für unsere Transaktionen eingeführt (Grüner Status „Gebucht“ mit „A“ im Icon; siehe Screenshot). Dieser soll an sämtliche, von sevDesk automatisch zugeordnete Transaktionen vergeben werden und somit für unsere user klar ersichtlich machen, welche Transaktionen er manuell zugeordnet hat (Grüner Status „Gebucht“ mit Haken im Icon) und welche Transaktionen sein sevDesk für ihn zugeordnet hat. Die, von sevDesk automatisch hergestellte Verknüpfung, lässt sich jederzeit wieder lösen und kann neu vergeben werden. Automatische Verknüpfungen müssen aber nicht nochmals final vom user bestätigt werden. Außerdem lässt sich jederzeit nach den verschiedenen Status filtern.

Hier sind wir für das weitere Feedback auf euren Input gespannt: Uns beschäftigte hier die Frage, welches Verhalten der user erwartet, wenn er eine, von sevDesk automatisch hergestellte Verknüpfung, nachträglich wieder löst und die, dann offene Transaktion, bis zur nächsten automatischen Transaktionszuordnung (unabhängig davon, ob diese per Knopfdruck oder vollkommen automatisch geschieht) nicht wieder verbucht. Sollen, ehemals automatisch verbuchte Transaktionen, wenn die Verknüpfung nachträglich manuell gelöst wurde, bei der nächsten AutoZuordnung, sofern sie dort immer noch den Status offen haben, erneut automatisch verbucht werden? Auf die Gefahr hin, dass die gleiche, fehlerhafte Verbuchung erneut geschieht? Oder soll sich sevDesk hier die, manuell gelösten Transaktionen merken und entsprechend nicht mehr automatisch verknüpfen? Sind ggf. beide Varianten spannend und es sollte in den Einstellungen die Möglichkeit geben zu wählen, ob manuell gelöste Transaktionen erneut automatisch zugeordnet werden sollen?

Zu unseren weiteren Plänen (einige davon habe ich bereits oben in den grauen Boxen genannt) :

  • Wir möchten die automatische Transaktionszuordnung sowohl für Online-, als auch für Offline- Manuelle Konten gleichermaßen implementieren.
  • Wir möchten Einstellungsmöglichkeiten für den user schaffen. Diese sollen einerseits der Transparenz über die default hinterlegte Logik zur Automatischen Transaktionszuordnung dienen sowie unseren usern ermöglichen, die automatische Transaktionszuordnung an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.
  • Wir möchten die Funktion Automatische Transaktionszuordnung prominenter platzieren - einerseits, dass es die Funktion gibt und andererseits, dass sie individuell kalibriert werden kann.
  • Wir möchten die Filtermöglichkeiten intuitiver gestalten - sowohl in der Transaktionslistenansicht als auch in dem, von @Jens_Krummheuer beschriebenen Modal.
  • Wir möchten die Sortierung nach Absteigend/Aufsteigend intuitiver gestalten - sowohl in der Transaktionslistenansicht als auch in dem, von @Jens_Krummheuer beschriebenen Modal.
    Filter

Soweit fürs erste Update. Wie gesagt, interessiert uns eure Meinung brennend - sowohl zu unserer bisherigen Arbeit als auch zu unseren Plänen mit dem feature. Falls ihr manche Dinge, die wir noch auf dem Plan haben, wichtiger seht als andere, oder falls ihr noch Dinge zum Thema Automatische Transaktionszuordnung ergänzen möchtet, welche ich oben noch gar nicht angesprochen habe, meldet euch gerne zu Wort!

Danke euch. Herzliche Grüße aus Offenburg
Jochen

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Hallo Jochen,

ich würde mir wünschen, dass die Transaktionen / Belege offen bleiben. Die Gefahr, dass erneut falsch zugeordnet wird ist womöglich noch vorhanden. Das würde bedeuten, dass ich den Überblick verlieren kann. Die letzte Option, dass der Kunde das Verhalten einstellen kann, ist auch gut. Das neue Icon finde ich super! :+1:

Frage zurück, auch an die Community.
Macht es nicht Sinn einen Hinweis zu sehen - in welcher Form auch immer, dass ich die Zuordnung einer Transaktion manuell zurückgenommen habe? So sehe ich gleich warum die Transaktion nicht automatisch zugeordnet wird und ich handeln muss. Macht nur sinn, wenn ich die erneute automatische Zuordnung verbiete.

Ob die Transaktion anschließend erneut automatisch zugeordnet werden darf, sollte jeder für sich einstellen dürfen.

Shelby

Ich finde es weiterhin falsch, das automatisch zu tun.
Der Benutzer muss dafür mindestens einmal aktiv zugestimmt haben und es hinterher auch wieder deaktivieren können.

Die Frage/das Problem kann elegant umgangen werden, indem man die Zuordnung vorher darstellt und abnicken lässt.
Ich erweitere mein Beispiel von oben gern um ein Häcken „grüne Zuordnungen in Zukunft automatisch bei Import ausführen“, was ich als Kompromiss zwischen beiden Lösungen sehe.
Eine Zuordnung, die der Benutzer gelöst hat, taucht in meinem Beispiel ganz automatisch beim nächsten Mal wieder in der Liste auf.

Gruß
Jens

Hallo @Shelby & @Jens_Schwepe

vielen Dank für eure ausführlichen Antworten!

@Shelby verstehe ich das in deinem letzten Absatz richtig, dass du dir zu dem Thema, ob manuell zurückgenommene Verknüpfungen, erneut automatisch zugeordnet werden oder nicht, eine weitere Einstellungsmöglichkeit wünschst? Was haltest du hier statt einer indiviuellen Einstellungsmöglichkeit, von dem Vorschlag von @Jens_Schwepe, die von sevDesk gefundenen matches, dem user vor der finalen Verknüpfung, zur Überprüfung nochmals anzuzeigen?

@Jens_Schwepe vielen Dank auch für deinen Input. Dein Wunsch, die automatische Zuordnung manuell anstoßen zu können, hat uns nochmals zum Nachdenken angeregt. Tatsächlich führt kein Weg daran vorbei, unseren usern das manuelle Anstoßen anzubieten, damit wir sämtliche usecases, wie bspw. dass eine Transaktion in sevDesk importiert werden, bevor der zugehörige Beleg importiert/angelegt wurde, abdecken zu können. @sevCommunity: Wünscht ihr euch, zusätzlich zur Auto-Zuordnung über den Button „Transaktionen zuordnen“, mit jedem Transaktionsimport auch eine automatisch ausgeführte Zuordnung - ohne dass der user explizit auf „Transaktionen zuordnen“ klicken muss?

Danke euch vorab und herzliche Grüße aus Offenburg
Jochen