Ablauf einer Bestellung : Auftrag > Lieferschein > Rechnung / Wie macht ihr das?

Frage: Wie sollen wir hier vorgehen, das dieser Fehler nicht nochmal passiert.
Ich wunder mich, das dies überhaupt ein Thema ist, da mir diese Problematik bisher in keinem Programm untergekommen ist.

Typischer Ablauf bei uns:

1.Kunde fragt an und bekommt von uns ein Angebot.

2.Nach der Zusage erhält er die Auftragsbestätigung gesendet:
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3.Aus dieser wird zur Lieferung der Lieferschein erstellt.

Danach wird der offene Lieferschein zur Rechnung erstellt.

Fertig.

Ich denke mal das dies genau der üblichen Praxis entspricht.

Bei Sevdesk passiert hier aber etwas ganz spannendes:

Der Lieferschein wird logischerweise als Berechnet markiert:
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Und jetzt kommt das ABER:

Der Auftrag bleibt auf Versendet und wechselt nicht auf Berechnet.

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Nun kann man sich schon denken , was passiert:

Offensichtlich nicht berechnete Aufträge werden irtümlicherweise von einem anderen Mitarbeiter oder eben eine Woche später zufällig, nochmals ausgelöst und nochmals versendet oder berechnet.

Da frag man sich als Chef natürlich - kann das sein ?? - sind wir oder das Programm zu dämlich?
Sind scheinbar uralte Vorgänge der Auftragsabwicklung nicht mehr so wie wir das schon jahrzehnte machen?

Klärt mich mal bitte auf - ich fürchte die Antwort schon zu kennen… :tired_face:

Übrigens: die Farbe Grün im Button Versendet und zugleich auch im Button Berechnet zu nutzen ist wirklich smart.
Verwechslungen sind so gleich mal ausgschlossen :poop:

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Hallo @Stefan_Mayer,

vielen Dank für deinen Beitrag.
Deine Vorgehensweise ist prinzipiell richtig jedoch leider so derzeit nicht abbildbar, da ein Lieferschein den Status einer Auftragsbestätigung nicht beeinflussen kann. Wenn du den Schritt mit dem Lieferschein auslässt und direkt eine Rechnung aus der Auftragsbestätigung erzeugst ändert sich der Status auf berechnet.
Wenn dich der Status in den Auftragsbestätigung stört würde ich dir vorschlagen direkt eine Rechnung zu erzeugen und anschließend aus der Rechnung den Lieferschein zu erzeugen.

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Viele Grüße
Büsra

Hallo und danke für die Antwort - ja genau damit hab ich gerechnet.

Die Lösung ist, wie so oft, keine Lösung sondern eine zusätzliche Aufgabe.

Mich „stört“ nicht nicht die Auftragsbestätigung - sie ist das was sie sein soll - eine Auftragsbestätigung !

Und der Lieferschein dazu ist eben der nötige Lieferschein…! Sowie das Amen im Gebet…

Der Kunde will und muss am Lieferschein unterschreiben - den brauche ich also. Vorher eine Rechnung aus dem Auftrag zu erstellen ist ebenso nicht möglich, da der Kunde zb. oft Teillieferung erhält und erst nach Abschluss der kompletten Lieferung eine Rechnung erhält.
Bei vielen Kunden kommt dazu die Rechungen im Zyklus, d.h. alle offenen Lieferungen werden am Freitag abgerechnet. usw…

Zusammengefasst: In den letzten 14 Jahren als Unternehmer, ist mir noch nie ein Programm untergekommen, das einen dermaßen einfachen Vorgang nicht ordnungsgemäß abbildet und gegenprüft. Ein weiteres dickes Minus für Sevdesk - wir sind nach nur 4 Monaten Nutzung wieder auf der Suche nach Alternative und fertig.


Signatur:

In meiner Liste, Dinge die uns zusätzlichen Aufwand bei der Nutzung von Sevdesk verursacht, notiere ich aktuell:

1.Jede Rechnung manuell ändern auf Lieferdatum = Rechnungsdatum – sonst falsche Monatsauswertung bei Auswertung der UstVa.

2.Vorsteuer für UstVa. Manuell ausrechnen, da die Auswertung Vorsteuer, alle Mwst. zusammenfasst, auch die Ausländischen.

3.Steuerfreier IG Erwerb jedes Monat manuell ausrechnen, da die Auswertung nicht nach Rechnungsdatum sondern, völlig Sinn frei, nach Zahlungsdatum auswertet.

4.Auswertungen per Screenshot scannen und drucken, da Sevdesk keine Druckoption für einen ordentliche Archivierung des Monatsabschluss bereitstellt.

5.Manuell gesendete Aufträge kontrollieren, ob Lieferscheine & dann Rechnung daraus erstellt wurden, falls Ja den Auftrag manuell entfernen da diese sonst unübersichtlich bei den offenen bleibt.

6.Sammelüberweisungen an einen Lieferanten manuell an die Bank übertragen, da Fehler: Unexpected error on payment submission

7.Skonto Beträge manuell ausrechnen und bei Kontoabgleich nochmals manuell kontrollieren, da Sevdesk kein Skonto Berechnung vorab anbietet.

8.Bei Teillieferungen, mehrere Lieferscheine erstellen, da bei Sevdesk nicht möglich, ebenso eine Sammelrechnung aus Teillieferscheinen.

9.NEU: Bank Transaktionen manuelles CSV erstellen, diese aufbereiten, und dieses dann halbwegs brauchbar für den „automatischen“ Import einspielen. Seit 30.3 geht kein Online Bankimport mehr - Fehler liegt angeblich bei der Bank…

10.…To Be Continued"

11.Einen Blog samt Youtube Video starten um andere User über die Missstände beim Programm Sevdesk zu informieren und vor allem die Aussage „für Österreich optimiert“ wahrheitsgemäß klar zu stellen!

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Hallo @Buesra_von_sevDesk : Die Reihenfolge hält keine Prüfung stand. Erst nach Lieferung erfolgt die Rechnung. Das macht keinen Sinn.
Die Beispiele von Stefan Mayer sind Realität und alltägliche Vorgänge.

@Stefan_Mayer trifft den Nagel auf dem Kopf. Mich ärgert es auch das es nicht ausgereift ist.

Shelby

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Hallo,

vielen Dank für eure Rückmeldung.
Wenn aus der Auftragsbestätigung ein Lieferschein erzeugt wird ändert sich der Status von offen auch versendet, wenn anschießend eine Rechnung aus dem Lieferschein erzeugt wird kann sich der Status von der Auftragsbestätigung nicht ändern da die Rechnung nicht auf die Auftragsbestätigung zurückgreift sondern auf den Lieferschein.
Wenn dich der Status in der Auftragsbestätigung stört kannst du entweder:

  1. den Lieferschein aus der Rechnung erzeugen
  2. oder du erstellst aus der Auftragsbestätigung einen Lieferschein gehst über die Verlinkung zurück in die Auftragsbestätigung und erstellst aus der AB eine Rechnung somit ändert sich der Status auf berechnet.

Viele Grüße
Büsra

Aha, ja super Lösung :lying_face: dann bitte hierzu eine Idee:

Kunde bestellt mehrere verschiedene Artikel und bekommt dafür die AB

Nur einige sind lieferbar und wird mit LS gesendet.

Dann macht ein anderer Mitarbeiter die Rechnung aus dem LS verlinkten Auftrag, wie du beschrieben hast. Nun hat er wieder alle Artikel aus dem Auftrag und macht dann daraus eine Rechnung- ohne zu wissen das ja nicht alle Artikel aus dem Auftrag geliefert wurden…!

Darüber hinaus stimmt dann die Angabe Rechnungs /Lieferdatum nicht mehr wenn wieder zurück über die AB fakturiert wird. Mir zwar egal, da wir diese ohnehin ebenso korrigeren müssen - macht Sevdesk für Österreich falsch- aber ihr legt ja offensichtlich viel Wert darauf…

Ist nicht euer ernst das ihr das so an die Kunden raus lässt. Seit wann gibt es Sevedesk schon?!

Hat irgendwer noch brauchbare Ideen, wir verlieren hier schon den Übblick.
Ich bin nur mehr am kontrollieren und hoffe das nicht zuviel/zuwenig falsch berechnet. wird.

Büsra, wie schauts aus mit einer neuen „Lösung“?

Ich habe hier gerade einen Auftrag erteillt bekommen und der Kunde möchte gleich daraus einen Artikel von 5 geliefert haben, die restlichen 4 Artikel sobald diese fertig gestellt sind. Also mehrere Teil-Lieferungen aus einem Auftrag

Wie sollen wir hier vorgehen das nichts aus dem Auftrag übersehen, falsch abgerechnet oder geliefert wird?

Tja, keine Antwort ist bei Sevdesk leider oft auch „Die Antwort“

0 Sterne von mir.

Hallo Stefan,
es ist keine schöne Lösung, hat aber schon vor der Computerzeit funktioniert.
Wir markieren im Auftrag (gedruckte Version) was geliefert wurde und legen auch eine Kopie vom LS beim Auftrag bei. Eigentlich haben wir für fast jeden Auftrag eine Ablage im Auftragsordner. Für jemanden der hunderte Aufträge im Monat hat, der lacht sicher über diese Vorgehensweise.

Das muss digital in sevDesk abgebildet werden.
Es muss immer eine Verknüpfung zum Auftrag geben.

Beispiel: Auftrag XY mit 4 Positionen.
Wenn ich einen LS aus dem Auftrag XY erstelle und die ersten beiden Positionen liefere, dann muss sevDesk mir beim Nächsten LS Druck automatisch nur die Positionen 3+4 vorschlagen.

Aber mit sevDesk lässt es sich halt nicht abbilden.
Eigentlich sehr traurig, dass hier nicht erkannt werden kann welche Positionen bereits geliefert wurden und welche noch zu liefern sind.

Traurig auch, dass dieses wichtige Thema anscheinend nicht als wichtig bewertet wird.

Shelby

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Guten Abend @Buesra_von_sevDesk ,

wie ist hier bitte der Status?
Dieses Thema interssiert auch mich sehr.
Wir sind mit dem Programm zufrieden und für unsere Zwecke ist es top, ABER wir pflegen seitdem wir sevDesk nutzen eine Excel, in der wir pflegen was an Aufträgen offen, was geliefert und was berechnet wurde. Dies sollte einem so ein Tool doch besser abnehmen.
Wenn ich aus dem Auftrag den Lieferschein erzeuge und daraus eine Rechnung, dann sollte das auch rückwärts im Auftrag wieder stehen und der Auftrag als berechnet markiert und archiviert werden. So erhalte ich einen sauberen Überblick über meinen Auftragsbestand. Verfolge dieses Thema hier nun fast 1 Jahr und es gibt noch eine zweite Diskussion dazu. Bei beiden gibt es keine news?! Hoffe das bei sevDesk daran gearbeitet wird und freue mich über kurze Statusmelung.

Grüße Fiedel

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